SUM: hàm cơ bản nhất, nhưng vẫn có vài điều đáng biết

SUM gần như là hàm đầu tiên ai học Excel cũng biết — cộng một dãy số lại với nhau. Chính vì quá cơ bản nên ít bài viết nào dừng lại phân tích kỹ, nhưng SUM vẫn có vài điểm đáng biết mà không phải ai cũng để ý.

Công thức trong bài dùng dấu phẩy (,); đổi sang dấu chấm phẩy (;) nếu Excel của bạn cấu hình theo vùng miền khác.

Cú pháp #

=SUM(so1, [so2], ...)

Nhận tối đa 255 đối số, mỗi đối số có thể là một số, một ô, hoặc cả một vùng.

Điểm khác biệt quan trọng: SUM bỏ qua văn bản, dấu + thì không #

=A1+A2+A3
=SUM(A1:A3)

Nếu A2 chứa chữ "Chưa có" thay vì một con số, công thức =A1+A2+A3 báo lỗi #VALUE! ngay lập tức — dấu + đòi hỏi mọi toán hạng đều phải là số. Nhưng =SUM(A1:A3) thì không báo lỗi gì — SUM tự động bỏ qua các ô chứa văn bản, chỉ cộng đúng những ô là số, coi như ô văn bản đó không tồn tại.

Ứng dụng: cộng xuyên nhiều sheet cùng lúc #

Một sổ tính có 12 sheet, mỗi sheet một tháng, cùng cấu trúc bảng — cần tính tổng doanh thu cả năm tại đúng vị trí ô B2 trên mỗi sheet:

=SUM(Thang1:Thang12!B2)

Cách viết này (gọi là tham chiếu 3D) cộng đúng ô B2 trên toàn bộ các sheet nằm giữa Thang1 và Thang12 theo thứ tự tab hiện có, không cần mở từng sheet cộng tay hay dựng một sheet tổng hợp riêng.

Cẩn thận: cộng cả cột dễ vô tình gộp luôn dòng tổng #

=SUM(A:A)

SUM(A:A) cộng toàn bộ cột A, kể cả nếu phía dưới bảng dữ liệu đã có sẵn một dòng "Tổng cộng" — vô tình cộng luôn dòng tổng đó vào kết quả, làm tổng bị nhân đôi một cách âm thầm. An toàn hơn là luôn giới hạn đúng vùng dữ liệu thật (SUM(A2:A50)) thay vì cộng nguyên cột khi bảng có dòng tổng hợp xen vào.

SUM không tự loại trừ dòng đang bị lọc hay ẩn #

=SUM(B2:B20)

Dù đã dùng AutoFilter để chỉ hiển thị một phần dữ liệu, hay ẩn tay một số dòng, SUM vẫn cộng toàn bộ các ô trong vùng tham chiếu, kể cả những dòng đang bị ẩn hoặc bị lọc ra khỏi màn hình. Muốn tổng chỉ tính trên các dòng đang hiển thị, cần dùng SUBTOTAL hoặc AGGREGATE (đã có bài riêng) thay vì SUM — đây là lý do vì sao báo cáo có bộ lọc luôn dùng SUBTOTAL(109,...) ở dòng tổng, không dùng SUM thường.

Tổng kết #

SUM cộng một dãy số, nhưng có ba điểm dễ bị bỏ qua: tự động bỏ qua ô văn bản (khác hẳn dấu +), cộng được xuyên nhiều sheet cùng lúc bằng tham chiếu 3D, và không tự loại trừ các dòng đang bị lọc hay ẩn — cần SUBTOTAL/AGGREGATE cho việc đó.

Đọc tiếp trong cùng cụm bài: AVERAGEIF — tính trung bình có điều kiện, và thứ tự tham số ngược với AVERAGEIFS.