Quản lý bán hàng, kho và công nợ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất
Giao diện Excel quen thuộc, dữ liệu tập trung trên SQL Server. Cả công ty cùng nhập liệu vào một chỗ — hết cảnh mỗi người một file, cuối tháng ngồi đối chiếu số lệch.
Tư vấn miễn phí · Khảo sát nghiệp vụ trước khi báo giá
Bạn có đang gặp những chuyện này?
Bốn vấn đề gặp đi gặp lại ở các doanh nghiệp thương mại còn quản lý bằng Excel rời.
Mỗi người một file Excel
Kế toán một file, sales một file, thủ kho một file. Cuối tháng ngồi đối chiếu, số nào cũng lệch mà không biết số nào đúng.
Không biết lãi thật là bao nhiêu
Doanh thu thì thấy, nhưng giá vốn từng đơn thì mù. Bán xong mới phát hiện đơn đó lỗ.
Công nợ theo trí nhớ
Ai nợ bao nhiêu, quá hạn mấy ngày, đã trả đơn nào — ghi sổ tay rồi quên đòi.
Nhiều kho, không biết tồn thật
Hàng nằm ở kho nào, còn bao nhiêu, ai điều chuyển lúc nào. Đến lúc khách hỏi mới chạy đi đếm.
Đủ nghiệp vụ để chạy cả công ty
40 nghiệp vụ, bao trọn từ lúc nhập hàng tới lúc chốt lãi lỗ.
Mục có dấu này là nghiệp vụ phần mềm phổ thông thường không có
Bán hàng & báo giá
- Phiếu bán hàng có phụ phí, chiết khấu, VAT theo từng dòng
- Lập báo giá rồi import thẳng thành đơn, không nhập lại
- Thu tiền ngay trên phiếu bán — tự sinh phiếu thu và trừ vào đơn
- In báo giá khổ A4 và A5
- Trả hàng khách và trả hàng nhà cung cấp, chặn trả quá số đã bán
Kho & hàng hoá
- Nhiều kho, điều chuyển nội bộ giữa các kho
- Đơn vị quy đổi nhiều cấp, mỗi cấp một giá riêng (1 hộp = 6 viên)
- Đơn vị bắt buộc làm tròn — hàng không xé lẻ được như viên gạch
- Tồn đầu kỳ và giá vốn đầu kỳ riêng cho từng kho
- Kiểm kê, điều chỉnh chênh lệch và quản lý phiếu kiểm kê
- Xuất huỷ, có tra cứu lại phiếu
Hàng ký gửi
- Xuất ký gửi chỉ giảm tồn, chưa ghi doanh thu và giá vốn
- Phiếu bán ký gửi tự sinh phiếu bán hàng tương ứng
- Xoá một phiếu là xoá cả cặp, không để lệch sổ
- Tra cứu từng đại lý còn giữ bao nhiêu hàng chưa bán
Công nợ
- Báo cáo công nợ theo tuổi nợ, hạn nợ đặt riêng từng khách
- Thu theo từng hoá đơn, trừ tự động theo FIFO khi thu dư
- Đối trừ công nợ khi một đơn vị vừa là khách vừa là nhà cung cấp
- Thu riêng phần công nợ đầu kỳ, không lẫn với phát sinh trong kỳ
Tiền & sổ quỹ
- Phiếu thu, phiếu chi theo hạng mục tự khai báo
- Phân biệt chi phí thật và chi trả công nợ — bỏ trống hạng mục là chi công nợ
- Sổ quỹ tiền mặt và từng tài khoản ngân hàng
- Chuyển tiền nội bộ, chỉ ảnh hưởng quỹ chứ không đụng doanh thu chi phí
Nhân viên & KPI
- KPI dạng "thu đủ" — thu hết tiền hoá đơn mới được tính hoa hồng
- KPI theo khoảng doanh thu, tự cấu hình từng bậc
- Hoa hồng khai theo từng sản phẩm và theo khoảng thời gian
- Mỗi khách có Sales phụ trách, lập đơn là gợi ý sẵn
Báo cáo
- Dashboard doanh thu – chi phí – lợi nhuận, cơ cấu doanh thu theo sản phẩm
- Lợi nhuận từng đơn hàng, kèm % lợi nhuận trên doanh thu
- Nhập xuất tồn theo cả số lượng và giá trị, chi tiết tới từng kho
- Lịch sử giá mua và giá bán phát sinh trong kỳ
- Xếp hạng doanh thu, lợi nhuận theo nhân viên và theo nhóm hàng
- Mọi báo cáo đều xuất được ra Excel
Kiểm soát & quản trị
- Khoá sổ theo giờ trong ngày — sau giờ chốt muốn sửa phải xin duyệt
- Thủ kho xác nhận xuất kho, xác nhận rồi thì Sales hết quyền sửa đơn
- Truy vết đúng bút toán làm âm kho khiến giá vốn về 0
- Công cụ tính lại giá vốn toàn hệ thống
- Cảnh báo khách lâu không mua và hàng dưới tồn tối thiểu
- Phân quyền 4 vai trò, tuỳ biến được từng quyền
- Tự sao lưu database ra file .bak
Giao diện thực tế
Ảnh chụp từ tài liệu hướng dẫn sử dụng. Số liệu trong ảnh là dữ liệu mẫu.
Yêu cầu hệ thống
Nói trước cho rõ để bạn khỏi mất thời gian nếu không phù hợp.
Máy nhân viên
Windows, Microsoft Excel 2016 trở lên.
Máy chủ dữ liệu
SQL Server 2019 Express trở lên — bản miễn phí là đủ dùng.
Không chạy trên macOS / Linux
Máy Mac cần cài máy ảo Windows mới dùng được.
Câu hỏi thường gặp
Dữ liệu lưu ở đâu?+
Trên SQL Server đặt tại máy chủ của chính doanh nghiệp bạn — có thể là một máy tính trong văn phòng hoặc máy chủ thuê ngoài. Dữ liệu thuộc về bạn, không nằm trên hệ thống của bên thứ ba.
Nhiều máy dùng chung được không?+
Được. Đó là điểm khác biệt so với file Excel rời: mọi máy kết nối vào cùng một cơ sở dữ liệu, ai nhập liệu xong là người khác thấy ngay. Số lượng máy tuỳ theo cấu hình máy chủ.
Nhân viên có xem được hết mọi thứ không?+
Không. Phần mềm phân quyền theo bốn vai trò — Admin, Kế toán, Sales, Thủ kho. Sales chỉ thấy phần của mình, không xem được giá vốn hay lợi nhuận.
Đang dùng Excel rời, chuyển sang có mất dữ liệu cũ không?+
Không. Có form mẫu để import danh mục hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và tồn đầu kỳ. Phần khởi tạo này nằm trong quá trình triển khai.
Có được hướng dẫn sử dụng không?+
Có tài liệu hướng dẫn 45 trang với 87 ảnh minh hoạ, đi qua từng nghiệp vụ một. Ngoài ra được hỗ trợ trực tiếp trong quá trình cài đặt và khởi tạo dữ liệu ban đầu.
Chạy được trên máy Mac không?+
Không chạy trực tiếp. Phần mềm dùng công nghệ chỉ có trên Windows. Máy Mac cần cài máy ảo Windows (Parallels, VMware, UTM) mới dùng được.
Để lại thông tin, mình gọi lại tư vấn
Mỗi doanh nghiệp một cách làm khác nhau, nên trước khi báo giá mình muốn nghe bạn đang vận hành thế nào và vướng ở đâu. Không ràng buộc gì cả.
Hoặc liên hệ trực tiếp: